Votre système d’encaissement est-il aux normes ?
La loi a rendu obligatoire pour les commerçants un système de caisse sécurisé et certifié à compter du 1er janvier 2018, afin de lutter contre les risques de dissimulation de recettes. Ce système concerne toute personne ou société assujettie à la TVA qui effectue des opérations avec des clients non assujettis. Par contre, tout particulier qui pratique du e-commerce n'est pas concerné par cette obligation dès lors qu'il n'est pas assujetti à la TVA.
Utiliser un équipement conforme à la loi
Seuls les logiciels et systèmes de caisse informatisés dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (autrement dit, les opérations effectuées avec ses clients non assujettis à la TVA) sont concernés par cette mesure. Ainsi les caisses autonomes (ou caisses enregistreuses), les systèmes de caisse reliés à un système informatisé et les logiciels d'encaissement installés sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, en réseau ou non sont concernés, tout comme les instruments de pesage et de mesure utilisés pour réaliser des encaissements. Ces systèmes de caisse doivent permettre à l'administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées.
Des données inaltérables, sécurisées, conservées et archivées
L'essentiel à retenir est que les données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.
Le système utilisé doit permettre :
• L'accès aux données d'origine enregistrées ainsi qu'aux détails datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, annuelle ou par exercice).
• La conservation des données de règlement durant six ans minimum.
• L'archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
• Une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du
système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé).
Comment justifier de la conformité du matériel ?
Lors d'un contrôle de l'administration fiscale, le professionnel doit présenter, pour chaque équipement, l'un ou l'autre des documents suivants fournis par l'éditeur du logiciel ou système de caisse (en faire la demande à l'éditeur pour les matériels acquis avant l'entrée en vigueur de cette réglementation) :
• L'attestation individuelle délivrée lors de l'achat, conforme au modèle fixé par l'administration. Cette attestation comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel ou système de caisse et l'autre par l'entreprise qui l'acquiert. Elle est individuelle et nominative.
• Un certificat si le logiciel ou système a été certifié par un organisme accrédité : Afnor certification (Infocert) pour le référentiel NF 525, ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) pour le « Référentiel de certification des systèmes de caisse ».
La non-présentation d'un certificat ou attestation conforme peut entraîner une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme.
Juste une obligation de résultat
Mais attention, si le matériel utilisé doit être certifié, il n'empêche que la loi instaure une obligation de résultat et non de moyen. Elle ne définit pas de cahier des charges, ni de solution technique, contrairement à d'autres dispositifs fiscaux. Elle demande uniquement le respect des quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.
Ainsi, les producteurs ayant très peu d'opérations commerciales peuvent ne pas avoir de caisse enregistreuse et se munir d'un carnet à souche qui permet de décrire le détail de la note sur deux feuilles en même temps. Pour les ventes au détail ou les services rendus aux particuliers, les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée sur un simple agenda. Cette faculté est réservée aux opérations dont le montant unitaire est inférieur à 76 € TTC. Attention tout de même à bien respecter les règles de sécurisation et d'inaltérabilité sur une durée minimum de six ans.
